Uitbesteden van CDD/KYC expert werkzaamheden

Uitbesteden van CDD/KYC expert werkzaamheden.

Sinds het toezicht op de anti witwas protectie sterk is toegenomen, worden alle financiële instellingen geconfronteerd met progressief toenemende beheerskosten. Daarnaast neemt ook het risico op reputatieschade, potentiële boetes en schadevergoedingen hand over hand toe.

Om hoge boetes in de toekomst te voorkomen hebben de grote financiële instellingen heel veel nieuwe medewerkers aangenomen om;

  1. Het huidige klantportfolio op orde te krijgen (Remediation),
  2. Het huidige klantportfolio op orde te houden d.m.v. periodieke reviews (PR), tussentijdse getriggerde reviews

* EDR; Event driven reviews (op basis van een event trigger),

**NCTO (New client take on).

Elke organisatie draagt eigen verantwoordelijkheid in de keuze welke klant men wil onboarden en welke klant niet. Het is belangrijk dat men per klant een risico inschatting op potentieel witwassen en/of het financieren van terrorisme maakt. De risico inschatting dient goed onderbouwd te worden. Daarnaast is er vanuit een maatschappelijk oogpunt, de wetgever en de toezichthouder de verantwoordelijkheid en verplichting van de instelling om er alles aan te doen(inspanningsverplichting) om de integriteit van het financiële systeem te beschermen.

Alles begint met zorgvuldig onderzoek/klantcontact in het commerciële hart van de organisatie (de first line of defence). De grootste uitdaging voor deze eerste lijn om aan de vereisten van de wet en toezichthouders te kunnen voldoen, ligt in het feit dat de commerciële medewerkers naast hun commerciële taken ook KYC analisten/experts dienen te worden.

Dit heeft in bijna alle gevallen een directe impact op de commerciële activiteiten en levert  daardoor druk op de cost/income ratio. Veel financiële instellingen zetten daarom teams in die de diepere en uitgebreide klantanalyses in het KYC/CDD proces voor hun rekening nemen.  Zij opereren als support teams in de first line of defense en zijn verantwoordelijk voor  het optimaliseren van het klantbeeld,  het valideren van alle aangeleverde stukken, client filtering zoals het controleren op bad press, aanwezigheid van PEP’ in het bestuur of als UBO, het controleren op de ‘source of wealth’ en de ‘source of funds. Daarnaast start zij ook bij eventuele ’hoog risico’ bevindingen het verscherpt klant onderzoek op.

Een kostbare en tijdrovende stap in het proces waar echte specialisten voor nodig zijn.

Toenemende compliance kosten

De kosten van de CDD/KYC gerelateerde taken en verplichtingen nemen niet alleen toe door de werkzaamheden die verricht dienen te worden, maar juist ook door het continu moeten opvolgen van wet- en regelgevingswijzigingen en de embedding van deze wijzigingen in het interne beleid en procedures, het trainen van de teams en de constante kwaliteitscontroles. De toezichthouder is streng, Een gesprek met louter uitleg over de gevolgde processen en procedures wordt niet geaccepteerd, met harde bewijzen moet men aantonen dat de instelling voldoet aan de Nederlandse (Wwft) wetgeving.

Personeel, systemen, kennisborging, werkplekken en overhead is voor kleinere partijen in de markt kostbaar en zeer uitdagend om vol te houden. Zij kunnen geen gebruik maken van schaalgrootte, en zien dat deze ontwikkelingen enorme impact op de commerciële resultaten hebben.

CDD as a Service (CaaS)

Om aan al deze uitdagingen het hoofd te bieden, biedt BlueMonks CDD as a Service aan!

Met onze expert teams ondersteunen we u bij het gehele KYC proces:

  • KYC File opzetten (incl. Risicoclassificatie voorstel)

  • Event-Driven Reviews (EDR)

  • Periodieke Reviews (PR)

Alle wettelijke onderdelen nemen we uit handen, waaronder:

  • Ultimate Beneficial Owner (UBO) verificatie

  • Source of wealth/funds

  • Client filtering

  • Politically Exposed Persons (PEP) monitoring

  • Bad press monitoring

  • Country (sanctions) monitoring

  • Transaction Profiling

Uiteindelijk blijft de financiële instelling zelf verantwoordelijk voor het bepalen en accepteren risicoclassificatie. Maar BlueMonks ondersteunt u door het dossier van een degelijk onderbouwd risico advies te voorzien op basis van uw eigen risico classificatie model. Na het opleveren van het complete dossier, ligt de uiteindelijke besluitvorming over het dossier bij de klantverantwoordelijke.

Uw KYC/AML Outsourcen? Neem contact met ons op!

Contact..

Quality framework

Om de kwaliteit van de werkzaamheden te borgen, werkt BlueMonks met een intern quality framework, waarbij er een duidelijke scheiding is tussen ‘makers’ en ‘checkers’. Elke file wordt door 4 ogen bekekenen pas na overeenstemming tussen analist en medior/senior akkoord bevonden en afgerond. Indien de risico classificatie van een klantfile hoog is, wordt de file extra door een senior expert gecontroleerd. Daarmee krijgt elke hoog risico klantfile een ‘6-oogs verificatie’ voordat deze wordt terug overgedragen voor risico acceptatie binnen de instelling. Van BlueMonks mag kwaliteit worden verwacht en dat is wat we leveren!

Alt Text

Transaction Monitoring

Eén van de opdrachten die financiële instellingen hebben is het constant monitoren of het transactiegedrag van de klant voldoet aan de verwachtingen. Voor deze monitoring is veel software beschikbaar. Deze software levert ‘possible hits’. Om deze op een juiste wijze te beoordelen is veel mankracht nodig. Hiervoor biedt BlueMonks AfuS (AML follow up Service).

Hierbij start het expert team van BlueMonks het onderzoek naar de ‘possible hit’ en koppelt direct naar u terug zodra de transactie verder compliance onderzoek vereist of direct melding plichtig is. Zodat u deze hit onverwijld aan FIU-NL kunt melden.

(SLA) Reporting

Vanzelfsprekend levert BlueMonks een uitgebreide rapportage over de kwaliteit van de uitbestede service. We rapporteren, voortgang en kwaliteit. Transparant, efficiënt en overzichtelijk zoals van een partner verwacht mag worden. Indien de financiële instelling specifieke rapportage behoeftes heeft, dan kan BlueMonks maatwerk rapportages leveren.

Efficiënt Maatwerk

Als betrouwbaar partner willen we kosten efficiënt werken. Daarom hanteren we binnen BlueMonks een basis Framework. Echter willen we flexibel zijn en zullen daarom altijd proberen specifieke klant wensen in te passen in onze processen, zodat alles kosten efficiënt aansluit op de interne processen van uw organisatie.

Beveiliging

Klantgegevens delen, is voor elke organisatie een moeilijk besluit. Dat beseffen we ons terdege. Natuurlijk is het sluiten van een Non Disclosure Agreement een standaard onderdeel van de te sluiten overeenkomsten. Daarnaast kunnen we informatie delen via encrypted kanalen of kan uw organisatie ons secure toegang verschaffen tot afgeschermde delen van hun systemen.

Binnen BlueMonks besteden we veel aandacht aan informatiebescherming en informatie risico bewustwording bij onze expert teams. We investeren veel in de betrokkenheid van onze medewerkers dat zich door vertaald naar de zorgvuldige wijze waarop onze teams met uw klantgegevens omgaan.

Interesse? Laten we een call of een meeting plannen.

Contact..

Overname van uw bestaande support Team

De meeste organisaties hebben al een basis staan. We kunnen ons dus voorstellen dat u medewerkers in dienst heeft die u met dit proces ondersteunen. We staan open om de mogelijkheden te bespreken om deze medewerkers aan onze bestaande teams toe te voegen.

Waarom uitbesteden?

  • Volledige ontzorging

  • Altijd up to date

  • Volledig in control van uw KYC/CDD cycli

  • Altijd toegang tot Senior Expertise

  • Kosten effectief

  • Kwaliteitsborging

  • Veilig

Alt Text

Tijd voor een ontmoeting?

Contact us!