Uitbesteden van CDD/KYC expert werkzaamheden

Sinds het toezicht op de anti witwas protectie sterk is toegenomen, worden alle financiële instellingen geconfronteerd met progressief toenemende beheerskosten. Daarnaast neemt ook het risico op reputatieschade, potentiële boetes en schadevergoedingen hand over hand toe.

Om hoge boetes in de toekomst te voorkomen hebben de grote financiële instellingen heel veel nieuwe medewerkers aangenomen om;

1. Het huidige klantportfolio op orde te krijgen (Remediation),
2. Het huidige klantportfolio op orde te houden d.m.v. periodieke reviews (PR), tussentijdse getriggerde reviews

* EDR; Event driven reviews (op basis van een event trigger),

**NCTO (New client take on).

Elke organisatie draagt eigen verantwoordelijkheid in de keuze welke klant men wil onboarden en welke klant niet. Het is belangrijk dat men per klant een risico inschatting op potentieel witwassen en/of het financieren van terrorisme maakt. De risico inschatting dient goed onderbouwd te worden. Daarnaast is er vanuit een maatschappelijk oogpunt, de wetgever en de toezichthouder de verantwoordelijkheid en verplichting van de instelling om er alles aan te doen(inspanningsverplichting) om de integriteit van het financiële systeem te beschermen.

Alles begint met zorgvuldig onderzoek/klantcontact in het commerciële hart van de organisatie (de first line of defence). De grootste uitdaging voor deze eerste lijn om aan de vereisten van de wet en toezichthouders te kunnen voldoen, ligt in het feit dat de commerciële medewerkers naast hun commerciële taken ook KYC analisten/experts dienen te worden.

Dit heeft in bijna alle gevallen een directe impact op de commerciële activiteiten en levert  daardoor druk op de cost/income ratio. Veel financiële instellingen zetten daarom teams in die de diepere en uitgebreide klantanalyses in het KYC/CDD proces voor hun rekening nemen.  Zij opereren als support teams in de first line of defense en zijn verantwoordelijk voor  het optimaliseren van het klantbeeld,  het valideren van alle aangeleverde stukken, client filtering zoals het controleren op bad press, aanwezigheid van PEP’ in het bestuur of als UBO, het controleren op de ‘source of wealth’ en de ‘source of funds. Daarnaast start zij ook bij eventuele ’hoog risico’ bevindingen het verscherpt klant onderzoek op.

Een kostbare en tijdrovende stap in het proces waar echte specialisten voor nodig zijn.

Om aan al deze uitdagingen het hoofd te bieden, biedt BlueMonks CDD as a Service aan!

Uiteindelijk blijft de financiële instelling zelf verantwoordelijk voor het bepalen en accepteren risicoclassificatie. Maar BlueMonks ondersteunt u door het dossier van een degelijk onderbouwd risico advies te voorzien op basis van uw eigen risico classificatie model. Na het opleveren van het complete dossier, ligt de uiteindelijke besluitvorming over het dossier bij de klantverantwoordelijke.

Vanzelfsprekend levert BlueMonks een uitgebreide rapportage over de kwaliteit van de uitbestede service. We rapporteren, voortgang en kwaliteit. Transparant, efficiënt en overzichtelijk zoals van een partner verwacht mag worden. Indien de financiële instelling specifieke rapportage behoeftes heeft, dan kan BlueMonks maatwerk rapportages leveren.

Klantgegevens delen, is voor elke organisatie een moeilijk besluit. Dat beseffen we ons terdege. Natuurlijk is het sluiten van een Non Disclosure Agreement een standaard onderdeel van de te sluiten overeenkomsten. Daarnaast kunnen we informatie delen via encrypted kanalen of kan uw organisatie ons secure toegang verschaffen tot afgeschermde delen van hun systemen.

Binnen BlueMonks besteden we veel aandacht aan informatiebescherming en informatie risico bewustwording bij onze expert teams. We investeren veel in de betrokkenheid van onze medewerkers dat zich door vertaald naar de zorgvuldige wijze waarop onze teams met uw klantgegevens omgaan.

De meeste organisaties hebben al een basis staan. We kunnen ons dus voorstellen dat u medewerkers in dienst heeft die u met dit proces ondersteunen. We staan open om de mogelijkheden te bespreken om deze medewerkers aan onze bestaande teams toe te voegen.