Niet langer van KYC remediation naar KYC remediation?
Niet langer bezig willen zijn met KYC remediations maar weer volle aandacht aan uw klant besteden? Het kan! Kies voor de juiste aanpak en doorbreek de vicieuze cirkel.
Maak van de nood een deugd!
Toch kan het KYC (Know Your Customer) ook commercieel wel wat opleveren. Met goed getrainde mensen in de frontoffice is het goed mogelijk om commerciële informatie en informatie die nodig is om het risico profiel op witwassen in kaart te brengen te combineren en er gegevens uit te halen die zich uitstekend lenen voor cross- of upselling.
KYC Wet en regelgeving
De laatste jaren is het KYC proces steeds meer in de belangstelling komen te staan. Een logisch gevolg door de steeds strenger wordende wetgeving en regelgeving. Onze overheid probeert in samenwerking met andere overheden en internationale organisaties de mogelijkheden voor criminelen om wit te wassen, zoveel mogelijk in te perken.
Dit is geen overbodige luxe. Momenteel zijn de schattingen dat er ongeveer 15 miljard euro per jaar in ons land wordt witgewassen.
Dit is exact de reden waarom de overheid probeert om de integriteit van het financiële systeem te beschermen. De overheid heeft daarom alle mogelijke kanalen via wie dit criminele geld in het systeem kan komen in kaart gebracht en regels gemaakt om deze kanalen medeverantwoordelijk te maken om het systeem te beschermen.
De regels zijn onder andere vastgelegd in de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), de Sw (Sanctiewet) en de WTT (Wet toezicht Trustkantoren). Deze wetten proberen ieder op zijn eigen manier en vaak in combinatie de deur naar het financiële systeem zo goed mogelijk dicht te houden voor mensen en bedrijven die misbruik van het financiële systeem proberen te maken. Om een goede start te maken met het begrijpen van de Wwft, raden we aan de leidraad bij de Wwft te bekijken.
Waarom gaat mijn organisatie van herstelactie naar herstelactie?
Dit kan een aantal oorzaken hebben, maar wij zien vaak dat dit een combinatie van onderstaande punten is:
- De wet- en regelgeving is onvoldoende concreet verwoord in beleid en procedures
- Beleid en Procedures blijken vaak toch net niet helemaal compliant met geldende wet- en regelgeving te zijn.
- De verhouding van ervaring van de analisten in het team is niet in balans, teveel junioriteit in het team
- De wijze van beschrijven van de Analisten schiet tekort
- Door legacy systemen is het soms lastig om de echte klantpopulatie boven water te krijgen
- Er is geen goede quality assurance geïmplementeerd
- Klantportfolio’s in het buitenland, vallend onder een Nederlandse licentie blijken niet aan de Nederlandse wetgeving te voldoen
- Systemen zijn niet toereikend om snel een goede opvolging te doen
- GAPs worden niet gevonden in het BAU (Business As Usual) proces maar komen pas bij een gedegen Audit op tafel
- Er staat op ieder in de 1st LoD (Line of Defense) en 2nd LoD (Line of Defense) heel veel druk om snel te leveren. Dan kunnen we immers snel terug naar BAU (Business As Usual) en mocht er een toezichthouder komen controleren dan zijn we in elk geval compliant
Hoe terug naar de Business as usual?
Hier zijn meerdere oplossingen voor, afhankelijk van de staat van de organisatie op het gebied van KYC, CDD (Customer Due Dillegence) en transactie monitoring.
KYC framework
Als de basis echt op orde is, wordt het makkelijker om ook terug te keren naar een gezonde BAU staat. Hiervoor dient er een robuust KYC framework of KYC Operating Model geïmplementeerd te zijn. Een Operating Model is een beschrijving van het geheel van beleid, procedures en processen binnen het KYC domein. In dit Operating Model zitten twee uiterst belangrijke elementen.
- De uitvoering van de SIRA (Systematische Integriteits Risico Analyse)
- De vertaling van de SIRA en de wet- en regelgeving in een werkbare procedure.
SIRA
Bij de SIRA breng je als organisatie al je integriteit risico’s in kaart en bepaal je wat de mitigerende acties zijn om deze integriteitsrisico’s te kunnen controleren. Hiervoor is meestal eerst een uitgebreide data analyse nodig om inzichtelijk te maken wat deze integriteitsrisico’s nu eigenlijk zijn. Regelmatig zien wij dat de beleving van de medewerkers niet overeenkomt met wat er werkelijk in de systemen plaats vindt.
Interesse in een meeting? Neem contact met ons op!
Helder Beleid, Processen en Procedures
In het beleid, de processen en de procedures dienen de mitigerende acties vanuit de SIRA herkenbaar terug te komen, maar ook dient de toepasselijke wet- en regelgeving vertaald te worden in duidelijke richtlijnen voor de diverse betrokken medewerkers. Van Commerciële frontoffice medewerkers, via de KYC analisten tot de compliance officers.
Met name dat laatste is een vak apart. De wet- en regelgeving is breed van opzet. In een aantal gevallen laat het de invulling hoe te handelen zelfs over aan de organisatie en is het moeilijk vast te stellen hoe compliant je nu eigenlijk bent in het beeld van de toezichthouder.
Daarom is het goed de SIRA en de vertaling van de processen en procedures uit te voeren samen met een specialistisch bureau die wel weet wat de toezichthouder verwacht.
KYC is geen afvinklijstje
Helaas is het niet mogelijk om het KYC proces af te doen als een simpel afvinklijstje. Uiteindelijk moet de (potentiële) klant ingedeeld worden in de juiste risico classificatie en minstens net zo belangrijk is de argumentatie bij die indeling. En daar wringt toch erg vaak de schoen. Veel analisten die het KYC analisten vak uitvoeren hebben moeite met het op juiste wijze op papier zetten van de argumentatie. Het dient, beknopt, helder, duidelijk en vooral juist te zijn. Door een lage kwaliteit aan de voorkant van dit proces, vallen veel klantfiles uit in het quality assurance proces. Deze gaan dan terug de flow in met alle gevolgen van dien. Het heeft dan ook zin om te sturen op het ‘One time right’ principe.
Training van medewerkers is daarom enorm belangrijk. Elke professionele sporter traint elke dag om beter te worden. Elke professionele analist moet ook blijven trainen om beter te worden.
Klantpopulatie
Het heeft zin om de tijd te nemen de juiste klantpopulatie te selecteren voor er aan de remediation wordt begonnen. Te vaak blijkt aan het eind van de remediation er toch nog een groep klanten te zijn die niet zijn meegenomen en alsnog moeten worden gedaan. Het BAU (Business As Usual) KYC proces is gebaat bij voorspelbaarheid en rust. Dat is alleen te behalen indien een remediation ook echt die klantfiles behandeld die behandeld dienen te worden. Het op een laag pitje door blijven lopen van remediation acties verstoord het proces met een hoger ‘fail’ risico tot gevolg.
BlueMonks BV
BlueMonks is opgezet om u te helpen met alle uitdagingen en facetten die hierboven zijn beschreven. Wij kunnen u helpen met uw KYC Operating Model. Met het uitvoeren van een goede SIRA. Maar ook kunnen wij de volledige KYC analyse van u overnemen en in onze KYC ‘farm’ voor u uitvoeren. Ook kunnen we de training van uw KYC analisten voor onze rekening nemen.
Wij gaan voor 'One Time Right'
Benieuwd? Neem contact met ons op
Copyright © BlueMonks BV